Archiwizacja dokumentacji (porządkowanie dokumentacji)

Archiwa Górnośląskie Sp. z o.o. wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów, koncentrują się przede wszystkim na profesjonalizacji usług oraz redukcji kosztów obsługi dokumentów poprzez outsourcing usług archiwizacyjnych. Usługi naszej firmy charakteryzują się tym, iż wykonujemy je z największą starannością i dbałością o szczegóły przy każdej jednostce aktowej. Dokumentacja opracowywana jest w taki sposób, aby klient był w stanie szybko i skutecznie dotrzeć do poszukiwanej jednostki posługując się posiadaną ewidencją archiwalną. Dzięki połączeniu znajomości obsługi komputera z wiedzą archiwalną podczas prac archiwizacyjnych używane są wszelkie aktualnie dostępne środki techniczne. Z tego względu cała ewidencja zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) sporządzana jest zarówno w wersji dokumentowej jak i elektronicznej przy zastosowaniu arkusza kalkulacyjnego Excel, a zapisywanej na nośniku optycznym.

W zakres archiwizacji dokumentacji wchodzi:

1) Weryfikacja archiwalna akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt);

2) Brakowanie akt kategorii „B” i „Bc”, których okres przechowywania upłynął;

3) Porządkowanie Archiwum Zakładowego (Składnicy Akt) i archiwizacja akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt):

- Klasyfikację archiwalną akt według jednolitego rzeczowego wykazu akt;

- Kwalifikację archiwalną akt według kategorii archiwalnych;

- Oprawianie i opisywanie akt kategorii „A” i „B”;

- Sporządzenie ewidencji archiwalnej akt kategorii „A” i „B” pozostających w Archiwum Zakładowym (Składnicy Akt) - w dwóch egzemplarzach (oryginale i kopii);

- Brakowanie akt kategorii „B” i „Bc”, których okres przechowywania upłynął;

4) Instruktaż pracownika po linii archiwalnej, który został wyznaczony przez Zleceniodawcę do prowadzenia Archiwum Zakładowego (Składnicy Akt);

5) Kompletowanie luźnych dokumentów w teczki przedstawiające jednostki aktowe;

6) Wymiana zniszczonych teczek i pudełek archiwizacyjnych:

- Teczki;

- Pudełka archiwizacyjne z tektury falistej;

- Pudełka archiwizacyjne zbiorcze z tektury falistej;

- Pudełka archiwizacyjne z tektury litej bezkwasowej;

7) Przekazanie opracowanych materiałów archiwalnych (akt kategorii „A”) do odpowiedniego Archiwum Państwowego;